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Gli orari di lavoro
presentano sempre delle impostazioni caratteristiche a seconda
dei contratti collettivi nazionali, degli accordi sindacali
interni e delle particolari agevolazioni concesse ad alcune
categorie di dipendenti. La gestione di orari rigidi,
flessibili, part-time orizzontali e verticali, turni a ciclo
continuo e discontinuo costituiscono un notevole problema
gestionale. Ogni minima variazione può causare anomalie non
previste e conseguentemente interventi manuali per la
correzione.
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L’inserimento
dei giustificati e la gestione delle anomalie sono le attività
che richiedono maggior impegno all’Amministrazione del
Personale. Per inserire un dato è necessaria un’accurata
attività di reperimento delle informazioni stesse: con un
sistema di gestione di tali informazioni a monte è possibile
agevolare una fase tanto critica.
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La gestione
delle unità organizzative remote può porre grosse difficoltà,
per le quali non sempre è consigliabile un investimento per
l’acquisto dei terminali di timbratura. Ogni mese gli addetti
del Personale devono introdurre manualmente i cartellini dei
dipendenti impiegati presso sedi distaccate. Il decentramento
della gestione di tali dati consente all’Amministrazione del
Personale di ricevere le informazioni in modo totalmente
trasparente senza la necessità di interventi manuali.
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La gestione delle presenze ha sempre
rappresentato uno degli oneri operativi maggiori per
l'Amministrazione del Personale, a causa del controllo manuale
dei cartellini orologio o dei fogli ore (registri firme).
All’aumentare del numero di cartellini da verificare, aumenta
anche la probabilità di errore in quanto l’attenzione degli
addetti tende a calare. L’adozione di procedure automatizzate
di controllo consente quindi di ottenere un risultato
formalmente corretto a fronte di un impegno relativamente
breve dell’Amministrazione del Personale.
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Un’altra attività particolarmente onerosa
riguarda il trasferimento dei dati in paga. Terminata la
chiusura dei cartellini, l’Amministrazione del Personale deve
aggregare i risultati in modo da renderli disponibili per
l’elaborazione dei cedolini. Anche in questo caso la
probabilità di errore è decisamente elevata, con l’aggiunta
del rischio di vertenze sindacali in caso di ritardo dei
pagamenti o di calcoli errati. L’adozione di procedure
automatizzate consente quindi di ottenere un risultato
corretto, già automaticamente predisposto per essere
trasferito ed interpretato dalla procedura paghe.
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I giustificativi di assenze e di presenza
risultano particolarmente interessanti per l’analisi
statistica. L’aggregazione di tali dati fornisce inoltre un
valido strumento di supporto decisionale poiché consente di
prendere visione di quanto accaduto in azienda, nell’unità
organizzativa o nel singolo ufficio in un determinato periodo
di tempo.
L’analisi statistica consente ad esempio
di:
- valutare
l’adeguatezza dell’organico in considerazione delle ore di
straordinario prestate
- analizzare
nel dettaglio alcune situazione anomale, quali l’assenteismo
nei giorni di lunedì e venerdì
- la
sicurezza degli ambienti di lavoro in considerazione della
percentuale di assenteismo per malattia o infortunio
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